Zgłoszenie naruszeń

Przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych

  1. Dyrektor Domu upoważnia Panią Beatę Butkiewicz – starszego specjalistę, jako osobę uprawnioną do  przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia postępowania wyjaśniającego  w zakresie tego zgłoszenia, podjęcia działań następczych i prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
  2. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w ust. 1, Dyrektor Domu upoważnia Panią Ewę Bogdan – Kierownika zespołu Świetlicy Dziennego Pobytu dla Dzieci przy ul. Barszczańskiej 18, jako osobę uprawnioną           do  przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia postępowania wyjaśniającego  w zakresie tego zgłoszenia, podjęcia działań następczych.
  3. Osoby upoważnione, wymienione w ust. 1 i 2 są wyznaczone wyznaczane na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.
  4. Zgłoszenie nieprawidłowości może być przekazane:
  • pisemnie:
  1. w postaci papierowej, wysłane na adres korespondencyjny: Dzienny Dom Pomocy Społecznej w Białymstoku ul. Nowogródzka 5/1, 15-489 Białystok. Zgłoszenie powinno zawierać dopisek na kopercie ”Zgłoszenie wewnętrzne”.     Na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych sygnalisty.  Zamknięta koperta będzie niezwłocznie przekazana bez otwierania upoważnionemu pracownikowi Domu.
  2. w postaci elektronicznej, na adres poczty elektronicznej: [email protected] – wraz z podaniem adresu poczty elektronicznej             do kontaktu lub;
  • ustnie:
  1. telefonicznie pod numer telefonu: Beata Butkiewicz tel. 85 6750387 w. 21

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej     lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną, wskazaną w ust. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu tej rozmowy przez jego podpisanie lub

  1. b) podczas bezpośredniego spotkania z osobą upoważnioną – Panią Beatą Butkiewicz – inspektorem, dokonanym na wniosek sygnalisty i zorganizowanym w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku         za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
  • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
  • protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną wskazaną w ust. 1. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
    1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych ma obowiązek:
  • na każdym etapie postępowania działać bezstronnie;
  • potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
  • prowadzić dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występować o dodatkowe informacje;
  • zweryfikować zgłoszenie wewnętrzne tj. ustalić czy:
  1. zostało złożone przez osobę, o której mowa w § 2 ust. 1 niniejszego zarządzenia,
  2. dotyczy informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą w przypadkach wymienionych w § 2 ust. 2 niniejszego zarządzenia,
  3. było przedmiotem działań następczych;
  • przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, które ma na celu ustalenie stanu faktycznego na podstawie dokumentów, danych, ustnych i pisemnych wyjaśnień, dokonanej wizji lokalnej, przesłuchania świadków i in. dowodów;
  • podjąć, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.
  • wszcząć kontrolę lub postępowanie administracyjne, wnieść oskarżenie, podjąć działania mające na celu odzyskanie środków finansowych lub zamknąć procedurę,
  • przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku niemożliwości nieprzekazania potwierdzenia – w terminie 3 miesięcy od upływu       7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
    1. Dokonane zgłoszenie wewnętrzne pozostawia się bez rozpatrzenia i wysyła informację  w tym zakresie do sygnalisty jeżeli:

1) nie spełnia warunków określonych w ust. 5 pkt 4 lit. a-c),

2) było już przedmiotem działań następczych, zostało ponowione i nie zawiera nowych, istotnych faktów;

  1. Z działań następczych osoba upoważniona sporządza informację, która wraz z wnioskami jest niezwłocznie przekazywana Dyrektorowi Dziennego Domu Pomocy Społecznej
  2. Osoby upoważnione, wskazane w ust. 1 i 2 są obowiązane do zachowania tajemnicy               w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania                  i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także             po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
  3. Osoba upoważniona po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane,  a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  5. Po upływie przechowania osoba upoważniona, wskazana w ust. 1 usuwa dane osobowe,            o których mowa w ust. 8 i niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem, chyba              że stanowią one część akt postępowań przygotowawczych, spraw sądowych                   lub sądowoadministracyjnych.

Dom nie przyjmuje i nie rozpatruje zgłoszeń wewnętrznych dokonanych anonimowo.

 

 

 

 

 

Klauzula informacyjna dla sygnalisty, osoby jemu pomagającej, osoby z nim powiązanej

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o   ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119.1 z 2016r., str. 1, sprost. Dz. Urz. UE. L 127 z 2018, str. 2) (w skrócie „RODO”), informuję, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Dziennego Domu Pomocy Społecznej, ul.Nowogródzka 5/1, 15-489 Białystok.
  2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: [email protected], tel. 789 110 049 (godz.8:00-16:00)
  3. Dane osobowe są przetwarzane w celu niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub podjęcia ewentualnego działania następczego przez Dzienny Dom Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul.Nowogródzkiej 5/1, stosownie do art. 6 ust 1 lit c) RODO , oraz art. 8 ustawy z dnia              14 czerwca 2024r. O ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) oraz § 3 ust. 2-4 Procedury zgłoszeń wewnętrznych, stanowiącej załącznik Nr 1 do  Zarządzenia Nr 6/2024 z dnia 17 września 2024r. Dyrektora Dziennego Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul.Nowogródzkiej 5/1.
  4. Dane osobowe są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania Dzienny Dom Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul.Nowogródzkiej 5/1  usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem (Dz.U. 2024 poz. 928 Art.8 pkt 8), z pominięciem przepisów  Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Dokumenty związane ze zgłoszeniem nie są niszczone jeżeli stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
  5. Dane osobowe pozwalające na ustalenie  tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Pana/Pani  lub w przypadku gdy  ujawnienie jest koniecznym      i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w  tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. (Dz.U. 2024 poz. 928 Art.8 pkt 1 i 2)
  6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. (Dz.U. 2024 poz. 928 Art.8 pkt 4)
  7. Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym dane zostały powierzone do przetwarzania.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do własnych danych, prawo do sprostowania, usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania.
  9. Może Pani/Pan w dowolnym czasie wycofać zgodę na przetwarzanie danych, bez wpływu na zgodność z  prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  10. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych wynika z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) i jest potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego.
  12. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne

Zgodnie z art. 14 i 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o   ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119.1 z 2016r., str. 1, sprost. Dz. Urz. UE. L 127 z 2018, str. 2) (w skrócie „RODO”), informuję, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Dziennego Domu Pomocy Społecznej, ul. Nowogródzka 5/1, 15-489 Białystok.
  2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: [email protected], tel. 789 110 049 (godz.8:00-16:00)
  3. Dane osobowe są przetwarzane w celu niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub podjęcia ewentualnego działania następczego przez Dzienny Dom Pomocy Społecznej                        w Białymstoku przy ul. Nowogródzkiej 5/1,  stosownie do art. 6 ust 1 lit c) i e) RODO, oraz art. 8 ustawy  z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) oraz § 3 ust. 2-4 Procedury zgłoszeń wewnętrznych, stanowiącej załącznik Nr 1 do  Zarządzenia Nr 6/2024 z dnia       17 września 2024r. Dyrektora Dziennego Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy                        ul. Nowogródzkiej 5/1.
  4. Dane osobowe są przetwarzane  przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania Dzienny Dom Pomocy Społecznej  w Białymstoku przy             ul. Nowogródzkiej 5/1  usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem (Dz.U. 2024 poz. 928 Art.8 pkt 8), z pominięciem przepisów  Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.                o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Dokumenty związane      ze zgłoszeniem nie są niszczone jeżeli stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
  5. Dane osobowe pozwalające na ustalenie  tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Pana/Pani  lub w przypadku gdy  ujawnienie jest koniecznym        i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. (Dz.U. 2024 poz. 928 Art.8 pkt 1 i 2)
  6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. (Dz.U. 2024 poz. 928 Art.8 pkt 4)
  7. Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym dane zostały powierzone do przetwarzania.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do własnych danych, prawo do sprostowania, usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania.
  9. Może Pani/Pan w dowolnym czasie wycofać zgodę na przetwarzanie danych, bez wpływu na zgodność z  prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  10. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych wynika z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o  ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) i jest potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego
  12. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.